Dans un petit cabinet, les départs se passent généralement bien, et c'est justement pour ça qu'on oublie les accès. Des mois plus tard, l'ancien stagiaire peut toujours ouvrir le dossier partagé, l'ancienne collaboratrice reçoit encore des copies d'emails sur son téléphone personnel, et un compte que plus personne ne surveille devient une cible idéale pour un attaquant.
Ce n'est pas une question de confiance : c'est une question d'hygiène. Voici la checklist à suivre à chaque départ.
Avant le départ
- Listez tous les outils auxquels la personne a accès : messagerie, logiciel métier, stockage en ligne, banque, portails administratifs (impots.gouv, URSSAF, net-entreprises…), réseaux sociaux, fournisseurs.
- Identifiez les comptes partagés dont elle connaît le mot de passe.
- Prévoyez la reprise de ses dossiers en cours et de sa boîte mail (qui les lira ensuite ?).
- Récupérez la liste du matériel à rendre : ordinateur, téléphone, badge, clés, clé de sécurité.
Le jour J
- Désactivez le compte de messagerie (sans le supprimer tout de suite) et mettez en place un message d'absence ou une redirection vers un collègue.
- Bloquez les accès au logiciel métier et au stockage de fichiers.
- Retirez la personne des accès bancaires et des portails administratifs où elle était habilitée.
- Changez les mots de passe des comptes partagés qu'elle connaissait, y compris le Wi-Fi du cabinet si nécessaire.
- Déconnectez ses appareils : supprimez la messagerie professionnelle de son téléphone personnel (les plateformes Microsoft et Google permettent de le faire à distance).
- Récupérez le matériel et réinitialisez-le avant de le réattribuer.
Dans le mois qui suit
- Transférez les fichiers utiles de son espace personnel vers un espace partagé.
- Vérifiez qu'aucune règle de transfert automatique ne reste active sur l'ancienne boîte.
- Supprimez définitivement le compte une fois les données récupérées, en respectant vos durées de conservation.
- Faites le point sur les partages de fichiers qu'elle avait créés avec l'extérieur.
Et pour les arrivées ?
La même liste, à l'envers. En créant les accès d'un nouveau collaborateur uniquement pour ce dont il a besoin, vous facilitez son départ futur. Profitez de son arrivée pour activer la double authentification dès le premier jour et lui présenter les règles du cabinet : vérification des RIB, gestionnaire de mots de passe, que faire en cas de doute.
À retenir : tenez à jour un tableau simple « qui a accès à quoi ». Il rend chaque départ rapide et sans oubli, et c'est aussi l'une des premières choses qu'un assureur ou un auditeur vous demandera.